Ci-après, retrouvez quelques réponses et astuces en relation avec le logiciel de gestion des membres de l'ASM. Cette page est complétée régulièrement avec les points remontés par les utilisateurs.
Ajout d'un rôle et modification
Un musicien a par défaut au moins le rôle de 'Membres' dans la liste des Membres.
Si le musicien prend un nouveau mandat dans la société, il faut alors lui ajouter le rôle correspondant (en non pas définir à nouveau la personne, ce qui la crée une nouvelle fiche). Lorsque le mandat est terminé, le rôle correspond est alors à effacer (icône poubelle 
). Les rôles actifs et les anciens rôles sont visibles dans l'historique de la fiche du musicien.
Les rôles au niveau de la société (Administrateur, Responsable SUISA et Directeur) et du comité (rôle Président) donnent des droits supplémentaires (de modification) aux personnes qui les ont.
Le champ 'Désignation' dans un rôle n'a aucun effet sur le logiciel; il permet seulement de donner une indication visuelle.
Le rôle de secrétaire n'est pas disponible
Lors de l'ajout d'une personne dans le comité ou la commission de musique, le rôle de 'Secrétaire' n'est pas disponible dans la liste déroulante.
La solution est de sélectionner le rôle de 'Membre' et d'ajouter la désignation 'Secrétaire' dans le champ qui suit.
L'adresse e-mail ne peut être changée
La saisie ou la correction d’une adresse email d’un membre faisant partie de plusieurs sociétés ne peut être effectuée que par un administrateur cantonal (merci d’envoyer un message à
Saisie SUISA
Le délai de saisie reste fixé au 31 décembre de chaque année.
Instructions : ici
Comment comprendre les options lorsque aucune pièce n'est saisie ?
- SUISA déclarée par l'association d'ensembles = déclaration faite par l’autre société associée
- SUISA payé par un tiers = cas spécial pour les écoles de musique par exemple
Personne apparaissant à double
La migration a repris les données qui étaient disponibles dans l'ancien logiciel ASM (swoffice) et des données des associations romandes. Un musicien qui joue ou a joué dans des sociétés de plusieurs cantons peut ainsi se retrouver à double. Merci d'annoncer les cas à
D'autres doublons peuvent avoir créé suite à une mauvaise manipulation lors de l'ajout d'un rôle. Veuillez annoncer ces cas pour correction.
Adresse dans un autre pays
Le champ 'Code postal' n'accepte que des valeurs numériques (sauf lors de la migration qui a permis d'avoir des valeurs telles que F-39400). En cas de besoin d'avoir d'autres caractères comme code postal, laisser le champ vide et mettre toutes les informations de le champ 'Lieu'.
Années d'activité actuelles
Le total des années d'activité correspond aux années qui sont cotisées pour l'année civile en cours (la facture des cotisations est envoyée en juin), en cumulant les années cotisées dans des sociétés affiliées à l'ASM. L'historique de la fiche indique les sociétés dont le musicien a fait partie et le calcul se fait selon les règles définies par l'ASM (explications).
Par exemple pour un jubilaire qui fêtera 35 ans d'activité en mars 2024 : 34 ans sont affichés du 01.01.2023 au 31.12.2023 sur sa fiche Hitobito et 35 ans sont affichés dès le 01.01.2024. La 35e année est cotisée en juin 2024.
En cas de différence, merci d'annoncer les périodes d'affiliation, selon le carnet de musicien.
Pour toute question ou remarque, merci d'écrire à
