Logiciel des membres - Hitobito

L'Association Suisse des Musiques (ASM) a mis en place une nouvelle solution informatique pour la gestion des membres des sociétés de musique et de la saisie SUISA pour l'annonce annuelle des pièces interprétées par chaque société.

Cette solution apporte plusieurs nouveautés.

Voici quelques conseils aux présidents et administrateurs.

 

Accès

L'accès au logiciel se fait en suivant le lien 'Login' de la page www.windband.ch ou directement par le lien suivant: https://db.windband.ch/fr/users/sign_in

Chaque membre peut obtenir un accès, en utilisant l'adresse email définie dans sa fiche. L'initialisation ou la récupération d'un mot de passe se fait en cliquant sur Mot de passe oublié?

Le président ou l'administrateur d'une société peut ajouter les emails de ses membres. L'adresse email doit être unique et ne pas exister sur une autre fiche de musicien.

 

Remarques générales et astuces : 

Les mêmes onglets 'Informations', 'Personnes', ... apparaissent dans les différentes pages, mais ils sont surmontés par le groupe en cours.

 

Si vous êtes "perdu" suite à des cliques , cliquer sur votre nom (à côté de Déconnexion) en haut à droite pour vous retrouver dans votre société

 

Phase initiale (pour les présidents ou administrateurs)

Les données des sociétés ont été récupérées du logiciel de gestion de la SCMV utilisé jusqu'en janvier 2019. Quelques problèmes de migration des données ont été constatés et doivent encore être corrigés. Dans un premier temps, merci de ne pas ajouter de musicien ou de corriger les rôles "Membre"

Les menus sont en allemand et la plupart du choix de langue de correspondance est en allemand.

Merci de corriger les données selon les instructions suivantes.

 

(Menu de gauche, avant et après les corrections)   

 

 Vorstand = Comité    Mitglieder = Membres

Menu de gauche « nom de société »

Onglet Informations 

Bouton Modifier pour adapter le nom de la société et compléter les différents champs, dont le site Internet et autres sites sociaux

            

Onglet Personnes

Ajouter les personnes (  ) qui ont les rôles suivants :

- Administrateur (personne à qui le président délègue la gestion de la saisie des informations sur ce logiciel)

- Directeur-trice

- Responsable SUISA  (personne qui aura le menu 'SUISA' à disposition pour la saisie des pièces)

Pour ajouter des rôles, rechercher parmi les personnes existante (Rechercher une personne existante. A chaque lettre ajoutée dans le champ "Personne*", la liste des possibilités se restreint)

Plusieurs personnes peuvent avoir ces rôles simultanément.

Pour effacer un rôle: cliquer sur le nom de la personne et effacer (icône poubelle) le rôle actif qui n'est plus souhaité. Puis revenir sur le menu 'nom de la société'

 

Menu de gauche Kontakte / Contact

Onglet Informations 

Bouton Modifier pour renommer en Contact

Choisir la personne de contact (normalement le président) après l’avoir ajoutée dans l’onglet suivant Personnes

ou garder l’adresse de la société (CP ou adresse d’association)

mettre également l'e-mail de contact souhaité dans le champ "adresse e-mail principale" :  l'e-mail de la société ou l'e-mail privé

 

Menu de gauche Mitglieder / Membres

Onglet Informations 

Bouton Modifier pour renommer en Membres

Onglet Personnes

Contient les membres annoncés et introduits jusqu’à mi-janvier 2019

Vérifier la liste et informer le responsable des membres (email: service.membres@scmv.ch) tous les membres qui ne sont pas présents (sauf les derniers arrivés).

Merci de n'ajouter aucune personne et de ne pas modifier les rôles 'Membre' des musiciens jusqu'à nouvelle instruction.

L'historique n'est pas encore complet, des périodes de sociétariat dans le passé n'ont pas été récupérées lors de la migration. En cours de correction.

Sur la fiche de chaque membre, vérifier/ajouter l'adresse email et la langue de correspondance.

Les membres avec le Tag 'SCMV-Mag' sont abonnés au journal cantonal (en cours de migration...), merci de vérifier l'adresse postale.

 

Menu de gauche Vorstand / Comité

Onglet Informations 

Bouton Modifier pour renommer en Comité

Onglet Personnes

Ajouter les personnes qui ont les rôles suivants : Président, Vice-président, Caissier, Membre, … Le/la secrétaire peut être ajouté comme membre avec la désignation 'Secrétaire'

Au minimum le président de la société doit être défini.

 

Menu de gauche Musikkommission / Commission de Musique

Onglet Informations 

Bouton Modifier pour renommer en Commission de Musique ou Commission musicale

Onglet Personnes

Ajouter les personnes qui ont les rôles suivants : Président et membres de la CM