Logiciel des membres/SUISA - Hitobito

L'Association Suisse des Musiques (ASM) a mis en place une nouvelle solution informatique pour la gestion des membres des sociétés de musique et de la saisie SUISA pour l'annonce annuelle des pièces interprétées par chaque société.

Cette solution apporte plusieurs nouveautés.

Voici quelques conseils aux présidents et administrateurs.

Informations pour:

  • les membres : ici
  • les responsables SUISA : ici
  • les abonnements au SCMV-Mag : ici

Des tutoriels ont été préparés par l'ASM : vidéos

Accès

L'accès au logiciel se fait en suivant le lien 'Login' de la page www.windband.ch ou directement par le lien suivant: https://db.windband.ch/fr/

Chaque membre peut obtenir un accès, en utilisant l'adresse email définie dans sa fiche. L'initialisation ou la récupération d'un mot de passe se fait en cliquant sur Mot de passe oublié? ou la personne l'obtient si le président ou l'administrateur fait un envoi par le bouton "Envoyer les données d'identification".

Si le mail d'initialisation du mot de passe n'arrive pas dans les minutes qui suivent, il faut contrôler sa boîte des 'spams'.

Le président ou l'administrateur d'une société peut ajouter les emails de ses membres. L'adresse email doit être unique et ne pas exister sur une autre fiche de musicien.

L'accès à l'application est personnel. Chaque musicien possède une fiche personnelle, et les rôles spéciaux (président, responsable SUISA, ...) leur sont ajoutés pendant la durée de leur mandat.

 

Remarques générales et astuces : 

Les mêmes onglets 'Informations', 'Personnes', ... apparaissent dans les différentes pages, mais ils sont surmontés par le groupe en cours.

 

Si vous êtes "perdu" suite à des cliques , cliquez sur votre nom (à côté de Déconnexion) en haut à droite pour vous retrouver sur votre fiche, donc dans votre société.

 

 

Menu de gauche « nom de société »

Onglet Informations 

Bouton 'Modifier' pour adapter le nom de la société et compléter les différents champs, dont le site Internet et autres sites sociaux.

Vous pouvez y intégrer le logo de votre société, qui remplacera celui de la SCMV.

            

Adresse postale et adresse e-mail de "Contacts" de la société

La SCMV utilisera dès novembre 2020 les adresses de Contacts (flèche 7) pour transmettre aux sociétés les informations et courriers officiels.

   

Depuis la page d’Informations de la société (flèches 1 et 2 pour y accéder), les données sont à corriger en cliquant sur le bouton  

Remarque importante : Si une personne de contact est sélectionnée, les champs ‘Adresse’, ‘Code postal’, ‘Lieu’ et ‘Pays’ sont cachés. Sélectionner ‘(aucun)’ dans la liste déroulante ‘Personne de contact’ pour voir à nouveau ces champs (flèche 3).

L’adresse postale (flèche 4) peut être la case postale de la société, l’adresse d’association de la société (ne remplir que les champs Code postal et Lieu) ou l’adresse d’un membre du comité (en commençant par ‘c/o’ ou ‘par’).

Une alternative est d’indiquer une personne de Contact qui est définie dans l’onglet ‘Personnes’ du menu de la société. Remarque : les personnes à ce niveau ne peuvent avoir que les rôles d’Administrateur, Responsable SUISA ou Directeur-trice.

L’adresse e-mail principale (flèche 5) peut être une adresse générique de la société ou l’adresse personnelle d’un membre du comité.

 

Onglet Personnes

Ajoutez les personnes (  ) qui ont les rôles suivants :

- Administrateur (personne à qui le président délègue la gestion de la saisie des informations sur ce logiciel)

- Directeur-trice

- Responsable SUISA  (personne qui aura le menu 'SUISA' à disposition pour la saisie des pièces)

Au minimum un responsable SUISA doit être défini (ajouté) pour la société. Cela peut être la même personne que le président ou l'administrateur, mais seul ce rôle permet d'avoir le menu 'SUISA' pour saisir le répertoire joué.

Pour ajouter des rôles, recherchez parmi les personnes existantes (Rechercher une personne existante. A chaque lettre ajoutée dans le champ "Personne*", la liste des possibilités se restreint)

Plusieurs personnes peuvent avoir ces rôles simultanément. Veillez à ajouter chaque rôle, et non pas à modifier un rôle 'Membres' car les années cotisées ne seront plus décomptées.

Pour effacer un rôle: cliquez sur le nom de la personne et effacez (icône poubelle) le rôle actif qui n'est plus souhaité. Puis revenir sur le menu 'nom de la société'

Remarque: ces personnes doivent avoir une adresse e-mail principale définie, sinon elles ne pourront pas travailler.

Menu de gauche Contact

Onglet Informations 

Choisir la personne de contact (normalement le président) après l’avoir ajoutée dans l’onglet suivant Personnes

ou garder l’adresse de la société (Case postale ou adresse d’association)

Mettre également l'e-mail de contact souhaité dans le champ "adresse e-mail principale" :  l'e-mail de la société ou l'e-mail privée de la personne de contact.

 

Menu de gauche Membres

Onglet Personnes

Contient les membres actifs de la société.

Vérifiez la liste des personnes.

Pour les musiciens qui ont arrêté leur activité au sein de la société, vous pouvez enlever le rôle de 'Membre' en ouvrant la fiche du musicien, puis en cliquant sur l'icône "Poubelle" (Effacer) à côté de son rôle actif. Une date de fin sera ainsi mise à la date de cette manipulation. La période d'activité sera toujours visible dans l'historique du musicien (ses années cotisées resteront ainsi décomptées).

Sur la fiche de chaque membre, vérifiez/ajoutez l'adresse email et la langue de correspondance.

Les membres avec le Tag (étiquette) 'SCMV-Mag' sont abonnés au journal cantonal, merci de vérifier l'adresse postale.

Remarque : les données d'un musicien qui joue dans plusieurs sociétés ne peuvent être modifiées que par lui-même ou par un administrateur au niveau cantonal (veuillez annoncer les données à corriger à logiciel@scmv.ch)

 

Menu de gauche Comité

Onglet Personnes

Ajoutez les personnes qui ont les rôles suivants : Président, Vice-président, Caissier, Membre, … Le/la secrétaire peut être ajouté comme membre avec la désignation 'Secrétaire'

Au minimum le président de la société doit être défini.

Veillez à ajouter chaque rôle, et non pas à modifier un rôle 'Membres' car les années cotisées ne seront plus décomptées.

 

Menu de gauche Commission de Musique

Onglet Personnes

Ajoutez les personnes qui ont les rôles suivants : Président et membres de la CM

 

Ajouter un rôle

Une alternative pour ajouter un ou des rôles à un musicien de la société est de se rendre sur la fiche de la personne (en la cherchant depuis la barre de recherche en haut de l'écran)

Puis de cliquer sur "Ajouter un rôle"

L'écran suivant apparaît :

Il faut alors sélectionner le Groupe :      La Société (avec le nom de la société), le Comité, la Commission de musique, les Membres

et le rôle dans ce groupe.

La Désignation n'a pas d'impact sur les droits que donne le rôle; elle est purement indicative.

 

Saisie SUISA

L'ajout des pièces interprétées durant l'année se fait depuis le menu 'SUISA' au niveau de la société de musique ( => cliquez sur le nom de la société, puis le menu SUISA), par la personne qui a le rôle 'Responsable SUISA'.

 

Marche à suivre:  ajouter une interprétation (à nommer par exemple 'Concert annuel'), et y ajouter les pièces interprétées lors de la manifestation.

Si une pièce n'existe pas dans le répertoire global, le bouton 'Créer Oeuvre' apparaît. Saisir les informations sur la pièce.

 

Comme la date n'est pas obligatoire, vous pouvez définir une interprétation commune (par exemple 'Sorties') et modifier le nombre d'interprétation des pièces jouées régulièrement.

Pour ajouter des oeuvres à une "interprétation", cliquez sur le bouton 'modifier' () correspondant.

L'onglet 'Résumé' affiche toutes les pièces saisies, avec le nombre total d'interprétations. Le bouton  valide la saisie lorsque toutes les pièces de l'année en cours ont été ajoutées. Lorsque la liste est soumise, ce bouton n'est plus visible.

Explications avec des exemples : PDF

 

Remarques : le rôle 'Responsable SUISA' est ajouté par le président ou l'Administrateur à une ou plusieurs personnes.

 

Abonnements au SCMV-Mag

Les personnes abonnées au journal cantonal SCMV-Mag sont désignées par un Tag 'SCMV-Mag' sur leur fiche personnelle.

Le document suivant décrit les opérations pour faire une extraction de la liste des abonnés d'une société : PDF